John McDonald

John McDonald

株式会社meet inのサービスのおかげで支社間の会議費用が削減と評判に! 使い勝手を見てみた

支社を持つ会社で、定期的に行っている支社間の会議。
支社間の会議には、事前の交通機関の下調べや旅費精算など細々した業務が必要になります。

何よりかさむのが、社員の移動に伴う交通費です。

Web会議・商談システム「ミートイン(meet in)」が支社間の会議に使えるというネットの評判を聞きました。
この記事では、支社間の会議に【ミートインを使わない場合】と【ミートインを使う場合】を比較し、実際に導入している企業の評判を調べてみました。

支社間の会議をミートインで行う場合と行わない場合の費用比較

ミートインは、2017年にサービスを開始したインストール・ログイン不要のビデオ会議ツールです。
支社間の会議は、ミートイン本来のWeb会議機能が最も活かされるシーンと言えます。
それでは、【ミートインを使わない場合】と【ミートインを使う場合】を見てみましょう。

交通費を比較

各支社から会議会場までの交通費がかかります。
ここでは、本社(東京駅)に札幌市・大阪市・福岡市・那覇市の各支社から出張するパターンを見てみましょう。
※陸路は新幹線の指定席、空路はJALもしくはANAを利用した片道×2の往復料金です。(2019年4月23日Yahoo!路線情報より)

・大阪支社
在来線で新大阪駅→JR新幹線のぞみで東京駅まで
14,450円×2=28,900円
・札幌支社
在来線で新千歳空港→ANAで羽田空港→在来線で東京駅まで
46,180×2=92,360円
・福岡支社
在来線で福岡空港→ANAで羽田空港→在来線で東京駅まで
49,200円×2=98,400円
・那覇支社
那覇空港→JALで羽田空港→在来線で東京駅まで
46,860円×2=93,720円

合計は、313,380円です!月例会議だと、年間は313,380円×12回=3,760,560円になります。

支社から複数人が出張する場合、宿泊や会食を伴う場合はその分のコストが上乗せされます。チケットショップで新幹線の回数券を買う、マイルやLCCを使うなど節約方法はいくつか考えられますが、年間会議費の大幅な圧縮は難しいでしょう。

ミートインを使う場合

パソコンやスマートフォンを使って会議が行えるため、交通費はかかりません。また、移動に伴う交通手段の下調べや交通費の精算も不要になります。時間と場所を問わずにオンラインミーティングを行えるのが、ミートインの一番のメリットです。

移動時間を比較

各支社の社員が、会議会場まで移動する時間がかかります。
遠方の社員は、移動距離の分だけ移動時間が増えることになります。
前述のケースで、片道の移動時間を見てみましょう。

・大阪支社→2時間48分
・札幌支社→4時間13分
・福岡支社→3時間52分
・那覇支社→3時間34分

北海道から出張する場合は、4時間を超えてしまいます。こちらも、それぞれ距離がありますので、どんなに交通手段を工夫しても大幅な移動時間の短縮は難しいでしょう。
往復で見積もると、宿泊が必要なケースも出てきそうです。

ミートインを使う場合

会議の時間さえ決めればワンクリックでミーティングが行えるため、移動時間はゼロです。
それぞれの職場から、顔を合わせて会議が行えます。

実際に支社間の会議に使っている企業からの評判

実際にミートインを支社間の会議に使っている社会福祉法人F会にお話をお聞きしました。

当法人は、本部が東京都港区にあります。
首都圏を中心に7都道府県で医療・保健・福祉事業を展開しています。
運営施設は、病院・診療所、介護施設、障害者福祉施設の15事業所です。
当法人で行う主な会議は、年4回の全体会議、月1回各事業所の責任者が参加するミーティングです。
これまでは、各事業所から電車や車で本部に集合していました。
全事業所の出張旅費はかなりかかっていました。
また、基本的には営業時間後のスタートになるため、移動時間がかかる遠方の事業所には負担が大きいことが悩みでした。

そこで、ミートインを導入することにしました。
ミートインを選んだ理由は、コスト面と使い方の簡便さです。
人数無制限で3万円~と導入しやすい料金と、年齢層の高いメンバーでも簡単に接続できることが決め手となりました。
導入前に他社のオンライン会議ツールと比較しましたが、3人までの同時接続で7万円+電話代、ヘッドセットが別途必要などコスト面や制約の多さから見送りました。

ミートインは、時間や場所を問わずに会議ができるため、メンバーの交通費や移動時間を削減することができます。
また、資料・画面共有機能で同じ資料を同時に閲覧することができるため、遠方のメンバーとの意思疎通を効率的に図ることができました。
会議のたびに発生していた大量の資料印刷もなくなりました。

URLを送りクリックしてもらうだけの簡単な接続方法なので、パソコンが得意でないメンバーでも問題なく使えています。
定例会議に参加できない場合は、録画機能で会議を録画し、後日見てもらうという使い方もしています。

普段の業務連絡は電話やメールで済ませることが多いのですが、定例会議では顔の見ながらの打ち合わせを大事にしたいと考えています。遠隔地のメンバーともフェイス・トゥ・フェイスのような打ち合わせができるのは非常に良かったです。
今後も、事業所間でお互いの顔を見ながら緊密な連携を取り、 患者様や利用者様に寄り添った医療体制を整えるために役立てていきたいです。

まとめ

ミートインを支社間の会議に導入すると、次のメリットがありました。
・交通費と移動時間が削減できる。
・時間と場所を問わずに顔を合わせて会議ができる。
・資料・画面共有機能で会議にかかる業務工程をカットできる。
・録画機能で、会議の見直しや欠席メンバーとの共有ができる。

本来、会議とは収益アップや業務効率化につながる重要な役割を果たすものです。会議費を削減し、事前・事後の業務がカットできれば、より本来の会議に集中できるでしょう。
ミートインを使った支店間の会議にご興味をお持ちの方は、ぜひ一度お問い合わせください。

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